Voorbereiding

1.1.1 Leerbedrijfprofiel

Leerbedrijfprofiel
Om met succes leerlingen te werven is het van belang dat u uw bedrijf goed presenteert. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is een leerbedrijfprofiel.
Het leerbedrijfprofiel geeft de belangrijkste kenmerken van het leerbedrijf weer. Tevens geeft het aan wat het leerbedrijf de leerling kan bieden bij de uitvoering van de beroepspraktijkvorming. Het geeft de leerling een goed beeld van de organisatie waarin hij de beroepspraktijkvorming gaat volgen. Het leerbedrijfprofiel wordt aan de school en de leerling aangeboden o.a. ter voorbereiding op de sollicitatie/kennismaking. Dit is voor beide partijen een goede basis om een gesprek aan te gaan.

Een goed opgesteld leerbedrijfprofiel en een goed gebruik ervan levert u tijdwinst op. Het aantal sollicitatiegesprekken wordt beperkt en de kwaliteit van de sollicitanten sluit beter aan bij uw wensen. Ook verloopt een sollicitatiegesprek soepeler omdat de leerling zich beter heeft kunnen voorbereiden. Daarnaast kan het leerbedrijfprofiel fungeren als promotiemiddel voor het leerbedrijf; het is uw visitekaartje.

Tot slot bespaart het de leerling de teleurstelling van een mislukte sollicitatie bij een leerbedrijf dat niet bij hem past.

• Stel, bij het opstellen van een leerbedrijfprofiel, u zelf eens de volgende vragen:
• Waar is mijn bedrijf bekend door?
• Wie heeft het bedrijf opgericht en wanneer was dit?
• Hoe heeft het bedrijf zich in de loop van de jaren ontwikkeld?
• Wie is eigenaar van het bedrijf en welke juridische vorm heeft het?

Download hier een Checklist leerbedrijfprofiel.

Functiebeschrijving
Een leerling, die in uw bedrijf werkzaam is, is niet alleen bezig met leren, maar verricht ook werkzaamheden tijdens zijn verblijf. Met andere woorden: De leerling vervult ook een functie binnen het leerbedrijf. Als u wilt oordelen over de geschiktheid van een leerling voor een functie, maar ook als u leerlingen wilt werven, zult u een functiebeschrijving moeten opstellen.

• Wat houdt de functie in?
• Welke taken worden uitgevoerd?
• Welke verantwoordingen zijn er?

Allemaal zaken om over na te denken bij het opstellen van de functiebeschrijving.
Ook voor functioneringsgesprekken gebruikt u de functiebeschrijving.

Download hier een Checklist functiebeschrijving.

1.1.2 Leerlingprofiel

 Het is nuttig om, voordat u met werven van leerlingen begint, een leerlingprofiel op te stellen. In het profiel beschrijft u de kenmerken waaraan de leerling moet voldoen voor de functie (die u in de functiebeschrijving hebt opgenomen). Hierbij kunt u denken aan kennis, vaardigheden, (beroeps)houding en gedrag. Daarbij dient u er rekening mee te houden, dat de leerling nog in opleiding is en dus weinig of geen ervaring heeft. In feite beschrijft u in het leerlingprofiel de ideale leerling.

U gebruikt het profiel als meetlat bij het bepalen van de meest geschikte kandidaat voor de leerplaats in uw bedrijf. Let er wel goed op dat het leerlingprofiel niet in strijd is met de wet op discriminatie!
Download hier een Checklist leerlingprofiel.

1.2 Werving

In het ideale geval hanteert een leerbedrijf een wervings-, sollicitatie en selectieprocedure, een introductieprogramma en een inwerkperiode.
Met het hanteren van een wervings-, sollicitatie en selectieprocedure heeft het bedrijf een betrouwbare manier om aan geschikte leerlingen te komen - en die na hun opleiding zo mogelijk te behouden. De positieve ervaringen die een leerling opdoet, dragen bij aan een goed imago van het bedrijf.

Een leerbedrijf dat een praktijkleerplaats aanbiedt, moet zich een paar zaken afvragen:
• Hebben wij voldoende projecten of zijn er voldoende werkzaamheden die een leerling kan uitvoeren?
• Aan welk opleidingsniveau moet de leerling voldoen?
• Voor welke kwalificaties kunnen wij opleiden?
• Zijn wij erkend leerbedrijf of kunnen en willen wij dit worden

Er zijn vele manieren die u kunt gebruiken voor het werven van leerlingen.
Dit kan o.a. via:

• www.stagemarkt.nl
• Contacten met VMBO’s;
• Contacten met ROC’s;
• Contacten met uitzendbureau, vakschool en brancheorganisaties;
• Gebruik van sociale media (Twitter, Hyves, Facebook, Linked-in);
• Adverteren in media;
• Voorlichtingsbijeenkomsten, open dagen (scholen, bedrijven en bedrijfsterreinen), afspraken met collega bedrijven en banenmarkten;
• UWV werkbedrijf;
• Het register erkende leerbedrijven van Kenteq;
• Opleidingsadviseur van Kenteq;
• Mond-tot-mond reclame en netwerken.

Welke manier u ook kiest, zorg er in ieder geval voor dat de advertentie die u maakt jonderen aanspreekt.

1.2.1 www.stagemarkt.nl

De internetsite www.stagemarkt.nl biedt op een eenvoudige manier informatie aan over leerbedrijven en beschikbare praktijkleerplaatsen. Leerlingen kunnen met behulp van stagemarkt precies die stageplek of leerwerkplek vinden die ze zoeken.

Als uw bedrijf een erkend leerbedrijf is, wordt uw bedrijf automatisch vermeld op stagemarkt.nl. Stagemarkt is de website waarop alle erkende leerbedrijven voor het mbo geplaatst zijn met bedrijfsprofiel en stage- en leerbaanvacatures. Voor het werven van geschikte leerlingen is het daarom van belang dat u het profiel van uw bedrijf op stagemarkt actueel houdt.

1.2.2 Contacten met scholen

VMBO's
Het vinden van de geschikte leerling voor uw bedrijf is niet altijd eenvoudig. Ook is het voor leerlingen niet eenvoudig om te beslissen voor welk beroep zij een opleiding willen volgen. Het kan helpen als u contacten onderhoudt met VMBO’s.

 U kunt bijvoorbeeld leerlingen uit het VMBO (snuffel)stages in uw bedrijf laten lopen. Een andere mogelijkheid is dat u een gastles verzorgt op het VMBO of dat u met uw bedrijf aan voorlichtingsbijeenkomsten meedoet.
 

ROC’s
Het ROC kan leerlingen uw bedrijf aanraden. Hiertoe is het noodzakelijk dat de school informatie heeft over de actuele opleidingsmogelijkheden van uw bedrijf en de gewenste beginsituatie van de leerling bij aanvang van de BPV. U kunt het ROC het leerbedrijfprofiel, de functiebeschrijving en het leerlingprofiel sturen.
 
Niet alleen uw bedrijf moet informatie verstrekken om een goede match te kunnen maken. Ook de school moet u goede en voldoende informatie verstrekken over de leerlingen die in uw bedrijf hun leerwerkplek willen vinden. Doet de school dit niet uit zichzelf, vraag er dan om. Het kan het selectieproces voor u veel eenvoudiger maken. Door deel te nemen aan schoolactiviteiten en wellicht de school te sponsoren op bepaalde gebieden bent u bekend en zichtbaar op de school.

1.2.3 Contacten met uitzendbureau, vakschool en brancheorganisaties

Ook uitzendbureau's kunnen leerlingen in hun bestand hebben, maar ook vakscholen en brancheorganisaties weten vaak leerlingen te vinden.

1.2.4 Gebruik van sociale media (Twitter, Hyves, Facebook, Linked-in)

Met een goed netwerk in de sociale media kunt u veel bereiken. Ook voor het werven van leerlingen.

1.2.5 Media

U kunt natuurlijk een vacature plaatsen in het dagblad of regionaal weekblad, maar denk ook eens aan een online vacaturebank, een jongeren magazine, bulletin boards op scholen, winkelcentra en andere plaatsen die vaak door jongeren of hun ouders bezocht worden.
 
Vergeet natuurlijk niet om de vacature en het leerbedrijfprofiel, functie en leerlingprofiel ook op de website van uw bedrijf te zetten. Dit is vaak de eerste plek waar iemand naar aanvullende informatie zoekt.

1.2.6 Mond-tot-mond reclame en netwerken

 Laat zoveel mogelijk mensen weten dat uw bedrijf een leerling zoekt; bij de kapper, buren, ex-werknemers enz. Vaak wordt er via via iemand gevonden.
 
Een goede reputatie werkt uitstekend.
Vergeet niet dat uw eigen werknemers een goede reclame voor uw bedrijf kunnen zijn.

2.1 Sollicitatie- en selectieprocedure

De beslissing welke kandidaat aan te nemen is meestal gebaseerd op een sollicitatiegesprek. Gewoonlijk spreekt een kandidaat tijdens een sollicitatiegesprek met één of meerdere personen die het bedrijf vertegenwoordigen; normaal gesproken is dit de toekomstige praktijkopleider en de personeelschef of directeur.
 
Het hanteren van een goede sollicitatie- en selectieprocedure levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het leerbedrijf. Onzorgvuldig omgaan met sollicitaties is niet alleen vervelend voor de betrokkenen, het is ook slecht voor het imago van het leerbedrijf. En wellicht zorgt het er voor dat u niet de meest geschikte leerling in uw bedrijf krijgt.

Download hier een stappenplan voor een sollicitatie- en selectieprocedure.

2.1.1 Eerste selectie
De sollicitatieprocedure is in gang gezet. Er is een aantal reacties binnengekomen. Hoe kiest u nu de juiste kandidaat - hoe selecteert u? Doel van de selectie is om betrouwbare informatie verzamelen over alle kandidaten en daaruit een geschikte leerling kiezen.

Belangrijke selectiecriteria zijn:
• Welke kennis heeft de kandidaat? Welke opleidingen heeft hij gevolgd?
• Welke werkervaring en vaardigheden heeft hij?
• Past hij bij het bedrijf?
• Is hij gemotiveerd?
• Hoe denkt hij over leren en werken in de praktijk?

Misschien hebt u zelf nog andere selectie-eisen die voor u en / of uw bedrijf in het bijzonder belangrijk zijn?

Een aantal van deze selectiecriteria kunt u gebruiken voor de selectie van de sollicitanten die u op gesprek wilt vragen. Het geheel aan criteria gebruikt u bij het sollicitatiegesprek. Denk na over de selectiecriteria die u wilt hanteren voordat u een vacature open stelt.

Download hier een model om een eerste selectie mee te maken.

2.2 Sollicitatiegesprek

Een sollicitatiegesprek duurt normaal gesproken minder dan twee uur. Het deel dat het meeste tijd in beslag neemt is het bevragen van de kandidaat over zijn persoonlijkheid, stijl van werken en andere aspecten die invloed hebben op het werk. De kandidaat heeft vanzelfsprekend de gelegenheid om vragen te stellen tijdens of aan het einde van het gesprek. De kandidaat krijgt hierdoor een beeld van het bedrijf en de vacature en laat zien dat hij oprecht geïnteresseerd is in het bedrijf. Vergeet niet de kandidaat te informeren over de mensen waarmee hij zou komen te werken.
 
Wederzijdse verwachtingen
Uw professionele en persoonlijke verwachting van de kandidaat moet tijdens het gesprek toegelicht worden net zoals de kandidaat ook zijn verwachting uit moet spreken. Hiermee voorkomt u teleurstelling van de kandidaat en het voortijdig verlaten van uw leerbedrijf en wellicht het stoppen met de opleiding. Enkele belangrijke punten die aan de orde moeten komen om de verwachtingen duidelijk te maken zijn:

• De verwachtingen die het bedrijf heeft van de leerling;
• Opleidingsmogelijkheden die het leerbedrijf biedt;
• De verwachte (beroeps)houding;
• De werkuren voor de functie;
• De verwachting die de kandidaat heeft van het leerbedrijf;
• Richtlijnen wat betreft het salaris / de stagevergoeding. 

Salaris, verlofdagen en werkuren
Salaris, verlofdagen en werkuren worden veelal geregeld in de voor uw bedrijf geldende CAO. Geldt voor uw bedrijf geen CAO, bereid u dan voor op vragen over het te verdienen salaris en het toe te kennen aantal verlofdagen voor de vacature. Zorg ook dat u de wettelijke regelingen in acht neemt voor deze onderwerpen.

Voorbereiding
Bereid een sollicitatiegesprek zorgvuldig voor. Wees tijdens het gesprek zelf correct en geef de kandidaat de gelegenheid om te spreken en rond vervolgens het gesprek netjes af. Zorg dat u de tijd neemt en het gesprek zorgvuldig voorbereidt. U kunt het volgende doen:

• Laat de leerling voorafgaand aan het gesprek een sollicitatieformulier invullen. Stuur dat bijvoorbeeld mee met de uitnodiging voor het gesprek;
• Download hier een sollicitatieformulier.
• Vermeld in de uitnodiging wat de leerling naar het sollicitatiegesprek moet meebrengen (stageopdrachten, diploma’s);
• Zorg dat u alle informatie van de leerling bij de hand hebt (sollicitatiebrief, CV, ingevuld sollicitatieformulier);
• Bedenk van te voren welke vragen u in ieder geval wilt stellen;
• Zorg voor een rustige omgeving waar u niet gestoord wordt.

Verloop van het gesprek
Een voorbeeld voor een indeling van het sollicitatiegesprek is:

• Stel de leerling op zijn gemak;
• Stel uzelf en de eventueel aanwezige andere gesprekspartner(s) voor;
• Licht toe hoe de opbouw van het gesprek zal zijn;
• Vertel dat beide partijen gebaat zijn bij een open en eerlijk gesprek;
• Ga kort in op de organisatie van uw bedrijf. U kunt bij dit onderdeel zelf iets vertellen. Beter is het om, als u de leerling van tevoren informatie over uw bedrijf heeft opgestuurd, hem enkele vragen te stellen. Bijvoorbeeld; “Wat viel u op in onze brochure?” of “Wat spreekt u aan in ons bedrijf?”;
• Ga in op de functie. Het handigst is om heel kort iets te vertellen over de functie en daarna de rollen om te draaien. Nodig de leerling uit om vragen te stellen. Op deze manier komt u er ook achter wat hij belangrijk vindt. Geef eerlijke informatie en maak dingen niet mooier dan ze zijn:
  - Beschrijving van de functie;
  - Collega’s;
  - Verwachtingen die het bedrijf van de leerling heeft;
  - Verwachtingen die de leerling van het leerbedrijf heeft;
• Vraag de kandidaat te vertellen over zijn (school)opleiding en persoonlijke achtergrond zoals interesses, besteding van vrije tijd, familie etc.;
• Stel overige onderwerpen (indien aanwezig) aan de orde.;
• Geef de gelegenheid om overgebleven vragen te stellen;
• Maak een rondleiding door het leerbedrijf met daarbij een bezoek aan de leerwerkplek.

Afronding
Rond het gesprek duidelijk af en besteed aandacht aan het bedanken en het toelichten van het vervolg van de procedure. 

• Ga kort in op de belangrijkste arbeidsvoorwaarden:
  • Salaris / stagevergoeding
  • Verlofdagen
  • Werkuren
  • Studiemogelijkheden die het leerbedrijf biedt
  • Studieverwachtingen die het leerbedrijf van de leerling heeft
  • Studievergoedingen / studiekostenregeling
• Bedank de leerling voor de belangstelling en informeer naar eventuele gemaakte kosten (als u deze vergoedt!).
• Rond het gesprek af en informeer de leerling daarbij over de verdere procedure. Wanneer hoort hij van u?
• Leg direct na afronding van het gesprek uw indrukken vast op een beoordelingsformulier.
   

Download hier een Checklist sollicitatiegesprek.
Download hier een Stappenplan sollicitatie- selectieprocedure.
Download hier een Voorbeeldbrieven voor een sollicitatieprocedure.

Selectie

Gebruik bij de keuze van de te selecteren leerling de ingevulde beoordelingsformulieren, maar maak niet de fout om de kandidaten met elkaar te vergelijken en vervolgens de “beste” aan te nemen. De selectiecriteria vormen de meetlat, niet de andere kandidaten. Betrek eventueel de opleidingsadviseur van het kenniscentrum bij de selectie.

Nog enkele tips voor de selectie.

• Bepaal vooraf welke selectiecriteria u het belangrijkst vindt.
• Bepaal tevens hoe hoog de leerling op dit punt moet 'scoren' (is voldoende echt voldoende?).

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

U kunt de kandidaat van uw voorkeur vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Dit is een verklaring waaruit blijkt dat zijn gedrag geen belemmering vormt voor de (nieuwe) baan.

Voor sommige functies is deze verklaring wettelijk verplicht. Bijvoorbeeld voor onderwijzers en taxichauffeurs. Maar ook in de installatietechniek kan het gewenst zijn dat werknemers een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben, bijvoorbeeld als uw bedrijf op locatie werkt bij klanten waar zich vertrouwelijke informatie bevindt.
 
Zie ook www.justitie.nl.

Discriminatie en vooroordelen
Let er bij uw selectie op dat u niet discrimineert of op basis van vooroordelen selecteert. Geef elke kandidaat dezelfde kansen en bekijk de kandidaten zonder voorkeur vooraf.
 
Aandachtspunten, die bij de besluitvorming een rol spelen, zijn (onder andere) de volgende:

• Heeft de kandidaat de vereiste (voor)opleiding en ervaring?
• Heeft de kandidaat de juiste persoonskenmerken?
• Past de kandidaat in het team c.q. de bedrijfscultuur?
• Wat voegt de kandidaat toe aan het team?
• Wat is zijn motivatie om te solliciteren?
• Hoe is zijn motivatie?

Proefperiode
U kunt met de kandidaat een proefperiode afspreken van één tot drie maanden. In deze periode kan de leerling zien of hij geschikt is voor het bedrijf en het werk in de sector en of hij goed met de collega’s kan omgaan. De praktijkopleider kan nagaan of de leerling geschikt is om het vak te leren, of hij het werk aankan en of hij in het team van collega’s past.

Sommige mensen hebben moeite met veranderingen. Door deze, overigens natuurlijke, bescherming voelt iemand zich snel ongemakkelijk bij een veranderde situatie. Het verruilen van de schoolbanken voor het stage lopen in een bedrijf kan een ware cultuurshock met zich mee brengen.
Via een goed introductieprogramma en een goede inwerkperiode kan weerstand tegen verandering zo laag mogelijk gehouden worden. Een goed introductieprogramma en een goede inwerkperiode verdienen zichzelf terug in een leerling die zich eerder thuis voelt en met meer enthousiasme aan zijn BPV-periode in uw bedrijf begint.

Voordelen zijn:

• de leerling voelt zich sneller op zijn gemak;
• de leerling integreert sneller en beter in het team;
• de leerling is snel op de hoogte van de dingen die hij moet weten;
• de leerling krijgt een goed beeld van wat er van hem verwacht wordt;
• u laat duidelijk zien dat u betrokken bent bij uw medewerkers;
• de leerling zal in de eerste weken minder snel uitvallen.

3.1 Aanstellen mentor
Stel vooraf een 'mentor' aan. Dit kan bijvoorbeeld een praktijkopleider zijn, een directe chef (de werkplekbegeleider) of een ervaren medewerker die goed kan overdragen. Het is aan te bevelen een ervaren collega die hetzelfde werk doet en vaak in de buurt van de nieuwe leerling is als mentor aan te stellen. Vooral belangrijk is dat de collega die u vraagt mentor te worden, dit ook wil. Staat hij er niet voor open om de leerling te helpen, zoek dan iemand anders. Belangrijk is dat de nieuwe leerling weet dat hij met vragen altijd bij iemand terecht kan.

3.1.1 Kennismakingsgesprek
Het kennismakingsgesprek, tussen leerling, praktijkopleider en verantwoordelijke vanuit de personeelsafdeling, vindt plaats vóórdat de leerling in uw bedrijf begint en heeft tot doel dat u de nieuwe leerling leert kennen.

Ook maakt hij kennis met uw bedrijf en de medewerkers waarmee hij gaat samenwerken.

U kunt ook een presentatie voorbereiden als introductie van uw bedrijf. Download hier een standaard bedrijfspresentatie.
Download hier een Aantekeningenblad voor een kennismakingsgesprek.

3.1.2 Introductieprogramma
Informeer van te voren naar het leerprogramma van de school en de leerdoelen van de leerling. Overleg met de BPV-begeleider van de school of de beschikbare gereedschappen en / of machines voor deze leerdoelen geschikt zijn en bespreek ook de aanpak van begeleiding, beoordeling en evaluatie.

De duur van het introductieprogramma kan heel verschillend zijn. Het programma hangt o.a. af van de werkzaamheden die de nieuwe leerling gaat doen (niveau, brede / smalle functie, hoe specialistisch?) en de kennis en werkervaring de hij meebrengt. Ook voor de introductieprogramma geldt: haastige spoed is zelden goed!

Het introductieprogramma kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:
- De praktijkopleider houdt een introductiegesprek.
- De personeelsafdeling handelt de administratieve zaken af: arbeidsovereenkomst, salaris en vrije dagen, overuren, hoe te handelen bij ziekte en verlof opnemen, welke regelingen er zijn voor studiekosten, of er een vergoeding eigen vervoer is, enz.
- De praktijkopleider heeft de werkplek voorbereid en ingericht. Hij laat de werkplek aan de leerling zien. Ook zorgt hij voor werkkleding en gereedschap en de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's). De praktijkopleider vertelt de leerling hoe hij hiermee moet omgegaan.
- De praktijkopleider verzorgt de introductie op de leerwerkplek; kennismaking met collega's.

Tips
Tips voor het introductieprogramma:
- Stel de andere medewerkers op de hoogte van de komst van de leerling. Het is belangrijk dat hij direct na zijn binnenkomst wordt opgevangen.
- De praktijkopleider zorgt dat de andere medewerkers weten welke bijdrage zij moeten leveren aan de introductie.
- Wanneer het in uw bedrijf 's morgens vroeg altijd een 'heksenketel' is, vraag de nieuwe leerling dan om een uurtje eerder of later te komen. Belangrijk is dat u alle rust hebt om de nieuwe leerling op zijn eerste dag te ontvangen.
- Stel de leerling op zijn gemak en zorg ervoor dat hij zich snel thuis voelt in het bedrijf. Dit is belangrijk voor de leerling, maar ook voor het bedrijf.
- Benader de leerling positief.
- Overlaad de leerling in het begin niet met te veel informatie. Dat zal hij toch niet allemaal onthouden.
- Geef de nieuwe leerling een kans. Iedereen moet wennen aan een nieuwe werkplek en leeromgeving, ook al heeft iemand al enige ervaring. Oordeel daarom niet te snel en houd rekening met de achtergrond van de leerling.

3.1.3 De eerste dag van de leerling
 Wanneer het in uw bedrijf 's morgens vroeg altijd een 'heksenketel' is, vraag de nieuwe leerling dan om een uurtje eerder of later te komen. Belangrijk is dat u alle rust heeft om de nieuwe leerling op zijn eerste dag te ontvangen. Laat duidelijk merken dat hij welkom is. Maak tijd voor een kopje koffie en stel de nieuwe leerling op zijn gemak. Stel de leerling voor aan de mentor en, als u een klein bedrijf heeft, aan alle andere medewerkers.

3.1.4 Introductiegesprek
Met het introductiegesprek worden de activiteiten en werkwijzen vastgesteld waarmee de te bereiken doelen van de praktijkopleiding behaald zouden moeten worden. Ook praktische zaken rondom het bedrijf en het werk worden besproken.
 
Download hier een Aantekeningenblad voor een introductiegesprek.

Huisregels
Zoals in iedere omgeving waar meerdere mensen nauw met elkaar moeten samenwerken, gelden ook in uw bedrijf (gedrags)regels. Het is verstandig deze regels op papier te zetten en bij indiensttreding aan iedere leerling uit te reiken. Hierdoor is voor iedereen duidelijk waar hij zich aan moet houden en het voorkomt misverstanden. Voor de duidelijkheid kunt u de nieuwe medewerker laten tekenen voor ontvangst van de huisregels. Licht de regels toe aan de leerling en vertel dat hij het overzicht moet doornemen om te weten wat de spelregels in uw bedrijf zijn.

Bedenk echter wel dat een lange lijst met regels een overstelpende indruk kan maken; zeker als deze veel verboden bevat. Een positieve houding en een goede toon bij het uitleggen van de regels kan bijdragen aan het begrip ervoor. Vertel de leerling dat de regels er zijn zodat er voor niemand onduidelijkheden en onveilige situaties ontstaan tijdens het werk.

Hoewel de huisregels voor een bedrijf in details kunnen verschillen, heeft elk bedrijf regels voor de volgende zaken:
- bedrijfsongevallen: hoe te handelen, wie je moet waarschuwen, heeft de verbanddoos een vaste plek, welke medewerkers zijn BHV-ers?;
- brand: Wat te doen, wie moet je waarschuwen?;
- de persoonlijke beschermingsmiddelen en regels voor het gebruik hiervan;
- diefstal: Hoe wordt er gehandeld als een medewerker op diefstal wordt betrapt?;
- kledingvoorschriften: Is bedrijfskleding verplicht, welke afspraken zijn er voor de aanschaf en het onderhoud ervan?;
- hygiëne en persoonlijke verzorging: haardracht enz.;
- gewenst en ongewenst gedrag;
- roken: Waar mag je roken, zijn er rookpauzes?;
- gebruik van drank en drugs;
- ziekmelding en verzuim: Wanneer en bij wie meld je je ziek?;
- vakantie: Hoe en bij wie moet je vakantie aanvragen?;
- dienstrooster: Wanneer wordt het bekendgemaakt, wat te doen bij onderling ruilen van diensten, hoe kun je je voorkeur kenbaar maken?;
- privé-gebruik van telefoon, fax, computers (internet), gereedschappen, enz.
- medezeggenschap;
- werkoverleg;
- Arbo-wetgeving;
- klachten: bij wie moet je een klacht indienen, wie handelt die klacht af?

Download hier een voorbeeld van een lijst met huisregels.

Informatiemap
Mensen kunnen niet alles onthouden. Wanneer de nieuwe leerling veel nieuwe kennis tot zich moet nemen, spreid dit dan over een aantal dagen. Vertel eerst datgene wat de nieuwe leerling direct moet weten. Geef ook informatie over bedrijfs- cq afdelingsgewoontes, de manier waarop collega's met elkaar omgaan, onderlinge samenwerking, huisregels enzovoort.

Maak hiertoe bijvoorbeeld een map met relevante informatie. Veel van de informatie die in een dergelijke map kan, is waarschijnlijk al aanwezig en hoeft alleen maar bij elkaar gebracht te worden, eventueel van andere afdelingen. Denk hierbij onder andere aan informatie over het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, het omgaan met en het onderhoud van machines, gereedschap en goederen en Kwaliteits-, ARBO- en milieuvoorschriften die van toepassing zijn voor uw bedrijf. Maar ook bijvoorbeeld over het omgaan met (computer)gegevens. In module 2 worden enkele van deze onderwerpen uitgebreider behandeld.

• Waarden en normen van het bedrijf
• Gebruik van pallets
• Laad- en losinstructies, veiligheidsvoorzieningen
• Het omgaan met gevaarlijke stoffen
• Wat te doen in geval van schade
• Rij- en rusttijden regelgeving
• Arbeidsvoorwaarden, salaris
• Dagelijkse rapportages
• Beschrijving bedrijf

3.1.5 Inwerkperiode
Na afronding van het introductieprogramma volgt de inwerkperiode. Deze periode kan van enkele weken tot 3 maanden duren, afhankelijk van het bedrijf. In deze periode is extra aandacht nodig voor de leerling. Praktijkopleider en eventuele praktijkbegeleiders zullen de leerling wellicht moeten bijsturen. Hiertoe geven zij hem duidelijke werk- en veiligheidsinstructies.

In de inwerkperiode komt de leerling steeds meer te weten over:
• het bedrijf: organisatiestructuur, bedrijfscultuur, huisregels, faciliteiten;
• de afdeling: wie geeft leiding, welke functie hebben de verschillende collega's, hoe liggen de verantwoordelijkheden en de taakverdeling;
• de andere afdelingen: het is goed om de leerling in de inwerkperiode mee te laten lopen op verschillende afdelingen;
• werkzaamheden: producten, procedures, klachtenbehandeling;
• administratieve handelingen: werklijsten, urenstaten en praktijkwerkboek invullen.
• de leerwerkplek: apparatuur, andere materialen, veiligheid, hygiëne;
• de opleiding: de praktijkopleider, het persoonlijk opleidingsplan (POP) en het praktijkleerplan en de afspraken daarover; wederzijdse verwachtingen.

Tips voor de inwerkperiode
• Maak een begeleidingsplan voor minimaal de eerste twee tot drie weken. Plan hierin regelmatig een kort gesprek met de nieuwe leerling. Bijvoorbeeld aan het eind van de eerste dag, het eind van de eerste week en daarna eens per twee weken. Op deze manier kunt u snel bijsturen als er zaken niet goed gaan. Voer aan het eind van de introductieperiode een gesprek met de nieuwe leerling. Zijn alle belangrijke zaken aan de orde geweest? Zijn er nog vragen? Zijn er zaken die extra aandacht nodig hebben? Enz.
• Zorg ervoor dat de leerling al in de eerste dagen de vaardigheden aanleert die hij nodig zal hebben voor zijn dagelijkse functioneren in het bedrijf.
• Geef zo mogelijk ook de ouders of eventuele partner een introductie in het bedrijf. Dit bevordert de binding met het bedrijf.
• Geef de nieuwe leerling een kans. Iedereen moet wennen aan een nieuwe werkplek en leeromgeving, ook al heeft iemand al enige ervaring. Oordeel daarom niet te snel en houd rekening met de achtergrond van de leerling.

4.1 Jaarplanning

Doel jaarplanning
Voor een goede structuur van de opleiding in uw bedrijf is het noodzakelijk om afspraken over het verloop van de BPV in een jaarplanning vast te leggen. Door middel van deze planning weet iedereen (de leerling, de praktijkopleider en de school) wat er van hem verwacht wordt en is er tevens zicht op het verloop van de opleiding. Het verdient aanbeveling de planning per leerling vóór aanvang van de opleidingsperiode uit te werken.
 
Inhoud jaarplanning opleidingsproces
In de jaarplanning kunt u alle activiteiten rondom het opleidingsproces van de leerling zichtbaar maken. In het overzicht kunt u bijvoorbeeld de volgende onderdelen opnemen:

• Proefperiode;
• Perioden / dagen waarin de leerling op school zit;
• Verschillende afdelingen waar de leerling zal gaan werken;
• Functioneringsgesprekken;
• Examenactiviteiten (indien van toepassing);
• Externe activiteiten zoals beursbezoeken;
• Vakanties;
• Bedrijfssluitingen;
• Eventueel andere afspraken die het bedrijf met de leerling heeft gemaakt.

Download hier een Schema voor een jaarplanning.

4.2 Administratieve procedures

BOL en BBL
Wanneer u een leerling hebt aangenomen, dienen, voordat de opleiding daadwerkelijk van start gaat, een aantal administratieve zaken te worden afgehandeld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen VMBO-leerlingen, MBO-leerlingen (in de beroepsbegeleidende leerweg-BBL en in de beroepsopleidende leerweg-BOL) en HBO-studenten.

Administratieve procedure BOL
De administratieve procedure die moet worden gevolgd bij het aannemen van een BOL-leerling, verschilt van school tot school. De school, waar de leerling zijn opleiding volgt, maakt hierover afspraken met uw bedrijf. Verschaft de school naar uw idee te weinig informatie, vraag er dan naar bij de school. Het is heel vervelend voor een leerling als halverwege zijn BPV blijkt dat, vanwege een administratieve fout of gebrek aan administratie, de BPV niet geschikt is voor de opleiding.

Administratieve procedure BBL
Voordat een BBL-leerling aan zijn praktijkopleiding in uw bedrijf kan beginnen, moeten onderstaande zaken worden geregeld:

• Inschrijving van de leerling bij de school - Indien dat nog niet is gebeurd, moet de leerling zich laten inschrijven bij de school. Let op: de school bepaalt op welk niveau een leerling kan instromen.
• Opmaken van de arbeidsovereenkomst - Vóór aanvang van het dienstverband dient tussen uw bedrijf en de nieuwe leerling een arbeidsovereenkomst te worden opgemaakt. In sommige CAO's wordt hiervoor een model verplicht gesteld. De arbeidsovereenkomst kan daarbij gekoppeld worden aan de beroepspraktijkvormingsovereenkomst. Meer informatie over de regelingen van uw CAO kunt u opvragen bij de sociale partners van uw bedrijfstak. De arbeidsovereenkomst wordt volledig ingevuld en getekend door leerling en verantwoordelijke van het leerbedrijf. Het leerbedrijf en de leerling ontvangen een kopie. Voor zover van toepassing draagt het leerbedrijf zorg voor het verstrekken van afschriften aan alle overige betrokken partijen.
• Beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO) / Praktijkovereenkomst - Naast de arbeidsovereenkomst wordt, tussen leerling, leerbedrijf, school en het kenniscentrum (bijv. Kenteq), een BPVO opgemaakt. De BPVO wordt ook wel praktijkovereenkomst genoemd. De school neemt het initiatief tot het opmaken van de BPVO en informeert u over de procedure. Bewaar een kopie van de door u en uw leerling getekende BPVO in uw administratie.
  Let op: Bewaak dat u uiteindelijk een volledig, mede door de school en het kenniscentrum, getekend exemplaar retour ontvangt van de school. Zonder getekende BPVO komt u niet in aanmerking voor subsidies en fiscale faciliteiten.

4.3 Overige administratieve zaken 
Het leerbedrijf dient zorg te dragen voor het afhandelen van de overige administratieve zaken en het samenstellen van een personeelsdossier (bijvoorbeeld kopie ID-kaart, NAW gegevens, Sofi-nummer, werkgeversverklaring, BPV-overeenkomst, verzekeringen, enz).

Download hier een Checklist voor personeelsdossier.

Voortijdig beëindigen leerovereenkomst
Soms gaat het gewoon niet zoals u of de leerling het zich had voorgesteld en is het het best om de opleiding voortijdig te beëindigen. Let er hierbij op dat de schoolregels en nationale wetgeving gevolgd worden.